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La decisión de compra no se limita solo a comparar precios; la mayoría de responsables de oficina entiende que el coste real de impresión incluye también el gasto en tinta o tóner, el mantenimiento, el consumo energético y el tiempo que se pierde cuando una máquina se detiene o produce errores. Por eso, al analizar distintas impresoras de oficina o al revisar catálogos de impresoras para oficinas, los clientes se fijan en detalles como la velocidad de impresión en páginas por minuto, la capacidad de la bandeja, la posibilidad de imprimir a doble cara automática y la facilidad para conectar varios usuarios a la misma máquina sin saturarla. En el segmento de impresoras para empresas pequeñas,impresoras para empresas se valora especialmente que el equipo sea robusto pero compacto, que no ocupe demasiado espacio y que permita crecer, añadiendo nuevas funciones o módulos si el negocio aumenta su carga de trabajo.